새로운 리드는 웹사이트, WhatsApp, 광고 또는 온라인 양식을 통해 들어옵니다. 기회는 있는데 영업팀이 바로 알아차리지 못할 수 있습니다.
영업 담당자가 회의 중인 경우도 있습니다. 여러 건의 문의가 동시에 도착하는 경우도 있습니다. 또는 리드가 이미 데이터베이스에 등록되었지만 아무도 후속 조치를 맡지 않은 경우도 있습니다.
이때 생기는 것이 단순하지만 흔한 문제입니다. 리드가 도착한 시점과 영업 담당자가 처리를 시작하는 시점 사이에 간극이 발생한다는 것입니다.
바로 이 지점에서 영업 도구가 도움이 됩니다. 자동 알림과 리드 배정을 통해 새로운 잠재 고객은 시스템에 들어오는 즉시 대응 가능한 영업 담당자에게 전달됩니다. 누군가 수신함이나 스프레드시트를 수동으로 확인하기를 기다리는 대신, 워크플로가 자동으로 시작됩니다.
핵심 장점
- 더 빠른 리드 대응:새로운 리드가 들어오면 영업 담당자가 즉시 알림을 받습니다.
- 자동 리드 배정:새로운 리드는 사전에 정의한 규칙에 따라 적절한 대응 가능한 영업 담당자에게 배정될 수 있습니다.
- 놓치는 기회 감소:들어오는 모든 리드를 기록하고 담당자를 지정할 수 있습니다.
- 더 일관된 후속 조치:자동 알림을 통해 영업팀은 아직 관리가 필요한 리드를 놓치지 않고 후속 조치를 이어갈 수 있습니다.
새로운 리드의 응답이 자주 지연되는 이유는?
수동 영업 프로세스에서는 누군가 실제로 잠재 고객에게 연락하기 전에 새로운 리드가 여러 사람의 손을 거칠 수 있습니다.
예를 들어 잠재 고객이 웹사이트 양식을 작성했다고 합시다. 정보는 이메일 수신함이나 스프레드시트로 들어옵니다. 관리자가 제출 내용을 확인하고 영업팀에 전달한 뒤, 누군가 맡기를 기다립니다.
단계마다 지연이 생길 가능성이 하나씩 늘어납니다.
리드가 업무 시간 외에 도착할 수 있습니다. 영업 담당자가 이미 다른 고객을 처리하고 있을 수 있습니다. 관리자가 여러 메시지가 동시에 들어와 알림을 그냥 놓칠 수도 있습니다.
문제는 반드시 영업팀의 대응이 느리다는 것이 아닙니다. 프로세스 자체가 수작업에 지나치게 의존하고 있을 수 있습니다.
이런 이유로 기업은 리드 관리의 반복적인 부분을 자동화하기 위해 영업 도구와 영업 소프트웨어를 검토합니다.
리드 확보, 선별, 배분, 육성에 자동화를 어떻게 활용할 수 있는지 더 폭넓게 알고 싶다면 [리드 관리 소프트웨어: 영업을 가속하는 9가지 자동화]를 참고하세요.
자동화된 후속 조치란?
자동화된 후속 조치는 특정 조건이 충족되면 작업을 실행하는 워크플로입니다.
영업팀의 간단한 예는 다음과 같습니다.
새 리드 도착 → 시스템이 리드 감지 → 대응 가능한 영업 담당자가 알림 수신 → 리드 배정 → 영업 담당자가 후속 조치.
중요한 점은, 자동화라고 해서 모든 고객 대화를 소프트웨어가 처리해야 하는 것은 아니라는 점입니다.
오히려 영업 도구는 대화를 둘러싼 행정 작업을 자동화할 수 있습니다. 그러면 영업 담당자는 실제로 잠재 고객과 대화하는 데 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다.
덕분에 영업 과정 전반에서 사람의 개입을 원하는 팀에게도 자동화는 유용합니다.
자동 리드 알림은 어떻게 작동하나?
간단한 리드 알림 워크플로는 4단계로 나눌 수 있습니다.
1. 새로운 리드가 들어온다
리드는 웹사이트 양식, 랜딩 페이지, WhatsApp 대화, 광고 캠페인 또는 다른 고객 확보 채널에서 발생할 수 있습니다.
리드가 시스템에 들어오면 정보가 자동으로 기록됩니다.
덕분에 영업팀은 여러 채널을 따로 확인하는 대신 새로운 기회를 한곳에서 볼 수 있습니다.
2. 시스템이 알림을 보낸다
다음 단계는 새로운 리드가 도착했음을 영업팀에 알리는 것입니다.
알림에는 다음과 같은 유용한 정보를 담을 수 있습니다.
- 잠재 고객 이름
- 연락처 정보
- 리드 소스
- 관심 있는 제품 또는 서비스
- 리드 도착 시각
- 배정된 영업 담당자
즉 영업 담당자는 리드를 검색하거나 다른 팀원에게 세부 정보를 물어볼 필요가 없습니다.
3. 리드가 대응 가능한 영업 담당자에게 배정된다
시스템은 사전에 정의된 규칙에 따라 리드를 배정할 수 있습니다.
예를 들어 영업 담당자가 여러 명인 기업은 다음과 같은 기준으로 새로운 리드를 배정할 수 있습니다.
- 영업 담당자의 가용 여부
- 제품 카테고리
- 고객 위치
- 영업 담당 구역
- 현재 업무량
목표는 간단합니다. 모든 새로운 리드에 명확한 담당자를 지정하는 것입니다.
4. 영업 담당자가 후속 조치를 진행한다
영업 담당자는 알림을 받으면 잠재 고객에게 연락할 수 있습니다.
이 단계에서는 사람 간의 대화가 여전히 중요합니다. 자동화는 영업 담당자가 누구에게 연락해야 하는지 알고, 기회가 시스템 안에서 알아차려지지 않은 채 방치되지 않도록 보장할 뿐입니다.
예시: 리드 도착에서 첫 후속 조치까지
잠재 고객이 오전 10시 5분에 웹사이트 양식을 제출했다고 상상해 봅시다.
수동 프로세스에서는 관리자가 확인할 때까지 양식이 수신함에 남아 있을 수 있습니다. 이후 관리자가 리드를 영업팀에 전달하고, 영업 담당자가 나중에 잠재 고객에게 연락합니다.
자동화된 영업 워크플로에서는 다음과 같이 진행될 수 있습니다.
10:05 — 리드 도착
잠재 고객이 양식을 제출하고 제품 정보를 요청합니다.
10:05 — 리드 기록
시스템이 자동으로 리드 레코드를 생성합니다.
10:05 — 알림 발동
대응 가능한 영업팀이 알림을 받습니다.
10:05 — 리드 배정
시스템이 적절한 영업 담당자를 식별합니다.
10:10 — 후속 조치 시작
영업 담당자가 이미 확보된 정보를 활용해 잠재 고객에게 연락합니다.
차이는 단순히 행정 단계가 줄어드는 것만이 아닙니다. 이 워크플로는 리드 도착과 영업 조치 사이의 간극을 줄입니다.
영업 담당자가 대응할 수 없을 때는 어떻게 되나?
리드 배정 워크플로가 단순히 다음과 같이 정의해서는 안 됩니다.
새 리드 → 영업 담당자 A에게 배정.
그 영업 담당자가 회의 중이거나, 휴가 중이거나, 이미 진행 중인 기회가 너무 많다면 어떻게 될까요?
더 유연한 워크플로는 리드를 배정하기 전에 현재 어떤 영업 담당자가 활동 중인지 확인할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
새 리드 → 활동 중인 영업 담당자 확인 → 가용한 담당자 선택 → 리드 배정 → 알림 전송
가용한 영업 담당자가 없다면, 워크플로는 슈퍼바이저에게 알림을 보내거나 다음으로 가용한 담당자를 위해 리드를 대기열에 넣을 수 있습니다.
이렇게 하면 리드 배정이 특정 사람이 그 순간에 가용한 상태인지에 의존하지 않게 되므로, 영업 프로세스가 더 탄탄해집니다.
자동화된 후속 조치는 더 많은 메시지를 보내는 것이 아닙니다
자동화는 때때로 대량의 메시지 발송과 연관 지어지곤 합니다.
하지만 더 실용적인 활용법은 훨씬 단순합니다. 다음 후속 조치를 잊지 않도록 하는 것입니다.
예를 들어 영업 워크플로는 다음과 같이 작동할 수 있습니다.
0일차: 리드가 도착하고 영업 담당자가 첫 연락을 합니다.
2일차: 응답이 없다면 시스템이 영업 담당자에게 알려줍니다.
5일차: 영업 담당자가 다시 후속 조치를 합니다.
잠재 고객이 응답한 후: 자동 알림은 중단됩니다.
이런 워크플로를 사용하면 영업 담당자가 모든 후속 조치 일정을 직접 외우지 않고도 프로세스를 정돈된 상태로 유지할 수 있습니다.
체계적인 후속 조치 프로세스를 구축하는 아이디어가 더 필요하다면 [효과적인 리드 후속 조치 전략: 검증된 영업 가이드]를 참고하세요.
영업 도구를 사용하기 전에 무엇을 준비해야 할까요?
영업 프로세스 전체를 한 번에 자동화할 필요는 없습니다.
몇 가지 기본 규칙을 정의하는 것부터 시작하세요.
리드 소스 정의
새로운 리드가 어디서 오는지 파악하세요. 예를 들어 웹사이트, WhatsApp, 광고 캠페인, 마켓플레이스, 랜딩 페이지 등입니다.
리드 배정 규칙 설정
새로운 리드를 누가 받아야 하는지, 어떤 기준으로 배정할지 정하세요.
영업 가용 상태 정의
시스템은 어떤 영업 담당자가 활동 중이며 새로운 기회를 처리할 수 있는지 식별할 방법이 필요합니다.
후속 조치 규칙 설정
잠재 고객이 응답하지 않을 때 영업 담당자가 언제 알림을 받아야 하는지 정하세요.
이 기본 워크플로가 작동하기 시작하면 리드 자격 부여(퀄리피케이션), 리드 스코어링, 세그멘테이션, 다단계 후속 조치 같은 자동화를 점진적으로 추가할 수 있습니다.
영업 소프트웨어가 리드 유실을 방지하는 방법
영업 소프트웨어는 고객 정보를 저장하는 장소 그 이상입니다.
자동화와 결합하면 들어오는 리드를 영업팀의 일상 워크플로와 연결할 수 있습니다.
예를 들어 잠재 고객이 대화를 시작하면, 시스템은 리드를 기록하고 적절한 영업 담당자를 식별하며, 알림을 발생시키고, 다음 후속 조치를 추적할 수 있습니다.
들어오는 리드 수가 늘어날수록 이런 기능은 특히 유용해집니다.
이렇게 묻는 대신:
“이 리드를 누가 후속 조치했나요?”
팀은 시스템에서 리드 담당자와 현재 상태를 바로 확인할 수 있습니다.
CRM 도구를 사용하면 영업 관리자는 기회가 어디로 이동하고 있는지, 어떤 리드가 조치를 기다리고 있는지, 어디서 수동 프로세스가 병목을 만들고 있는지 더 명확하게 파악할 수 있습니다. 자세한 내용은 [CRM 도구가 B2B 영업 사이클 가속에 미치는 영향]을 참고하세요.
간단한 자동화 하나부터 시작하세요
첫날부터 영업 프로세스의 모든 부분을 자동화할 필요는 없습니다.
가장 명확한 병목부터 시작하세요.
새 리드 → 자동 알림 → 활동 중인 영업 담당자에게 배정 → 후속 조치.
이 워크플로가 꾸준히 작동하기 시작하면, 아직 수작업이 필요한 부분을 살펴보고 다음으로 어떤 단계를 자동화할지 결정하세요.
목표는 가능한 한 많은 자동화를 추가하는 것이 아닙니다. 목표는 영업팀이 새로운 기회에 효율적으로 대응하지 못하게 만드는 지연을 제거하는 것입니다.
Cekat은 CRM, 커뮤니케이션, 워크플로 자동화를 결합하여 기업이 들어오는 고객 대화와 영업 조치를 하나의 시스템 안에서 연결할 수 있도록 돕습니다.
자주 묻는 질문
자동 리드 알림의 주요 목적은 무엇인가요?
주요 목적은 새로운 리드가 도착했을 때 적절한 영업 담당자에게 알리는 것입니다. 이를 통해 리드가 간과되거나 담당자 없이 방치될 가능성을 줄입니다.
자동 리드 배정이 영업 담당자를 대체할 수 있나요?
아니요. 리드 배정은 누가 그 기회를 처리할지 정할 뿐입니다. 실제 대화와 영업 프로세스는 여전히 영업 담당자가 관리합니다.
영업 도구가 후속 조치 알림을 자동화할 수 있나요?
네. 영업 워크플로는 일정 기간 리드가 응답하지 않는 것과 같은 조건에 따라 알림을 발생시킬 수 있습니다.
모든 영업 프로세스를 자동화해야 할까요?
꼭 그렇지는 않습니다. 기업은 리드 알림, 배정, 후속 조치 알림처럼 지연을 자주 일으키는 반복 작업부터 시작할 수 있습니다.
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