销售人员通过 WhatsApp 接到客户的一笔订单：产品 A 500 件，产品 B 200 件。销售人员在应用中创建采购订单草稿并发送给客户确认。客户同意并转入订金。当订单进入仓库时，却发现产品 A 只有 300 件可用，产品 B 为 0。订单只能部分履行，客户感到失望，订金可能需要退还或转为购买其他产品。
这是受订单软件未与库存系统实时集成时最常见的场景。销售人员基于可能已经过时的假定库存进行销售。仓库和销售在两个不同步的数据集上工作。客户为无法发货的东西付款。
现代受订单软件通过与库存系统的实时集成来解决这一问题：当销售人员打开采购订单草稿时，显示的库存就是当时可用的库存，已经扣除了未履行的订单。订单确认后，库存会被自动预留，防止重复预订。
本指南介绍受订单与库存集成的工作方式、同步组件、实施中的常见错误，以及如何评估能够胜任中规模零售与分销业务的受订单软件。
主要优势
- 订单量不超过可用库存： 销售人员看到的是实时库存，不再基于旧数据进行假设。
- 更好的客户体验： 已确认的订单能够真正被履行，不会因部分履行而让客户失望。
- 更健康的现金流： 收取的订金对应的是确实可以发货的订单，不存在大规模退款的风险。
- 仓库与销售数据一致： 库存拥有单一可信数据源，无需在系统之间进行人工对账。
受订单-库存集成的工作方式
主要有三种集成流程。
实时库存查询。 当销售人员打开应用创建采购订单时，应用会向库存系统查询最新库存。显示的数字是现有库存减去已为其他订单预留的库存。为了给销售人员带来良好体验，查询延迟应低于 2 秒。
确认时预留库存。 当采购订单被确认（而不仅仅是草稿）时，系统会自动预留所需库存。试图销售同一库存的其他销售人员会看到数字减少。如果订单未在一定期限内进入履行阶段，预留通常会过期。
履行时扣减库存。 仓库发货时，库存会从库存系统中自动扣减。受订单应用收到确认，订单状态变为“已发货”。
对于多仓库企业，这一流程更为复杂：系统必须掌握每个仓库的库存，并能根据规则（最近仓库、优先仓库、拆分发货）进行分配。
必须具备的同步组件
在受订单应用与库存系统之间流转的四类数据。
产品主数据。 SKU、产品名称、计量单位、基准价格、类别。这些数据通常在一个系统（通常是 ERP 或库存主数据）中维护，并同步到受订单应用。
实时库存水平。 每个 SKU 在每个仓库的可用库存，扣除已预留库存。这是更新最频繁的数据，集成必须支持高频同步或实时查询。
价格与折扣规则。 按客户细分的定价、按数量计算的折扣、正在进行的促销活动。受订单应用必须知道针对特定客户和情境的正确价格。
双向订单状态。 受订单状态（草稿、已确认、已发货、已送达、已退货）同步到库存和财务系统。库存根据状态更新库存；财务更新发票和收款跟踪。
关于通常伴随受订单集成一起实施的 CRM-会计集成，请参阅 通过开放 API 实现的 CRM 会计集成。
常见的实施错误
批量同步过于低频。 每小时或每 4 小时同步一次，会让销售人员看到过时数据。对于高销量零售，实时或准实时（每 5 分钟同步一次）是最低要求。
没有冲突处理。 当两名销售人员同时试图为不同客户预留最后一件库存时，系统必须有明确的锁定机制。否则，某位销售人员会确认一笔库存已被他人预留的订单。
预留没有有效期。 为被客户放弃的订单预留的库存必须在一定期限后自动释放。没有有效期，库存就会因无法促成购买的预留而被“占用”。
未考虑生产交付周期。 对于按订单生产（而非纯现货）的企业，集成必须包含生产能力和交付周期。把生产周期为 30 天的产品当作今天有货来销售，是在传递错误信息。
没有反馈回路的单向集成。 只把订单推送到库存系统却不接收反馈（订单被拒、部分履行、发货延迟）的系统，会让销售人员直到客户投诉时才知道订单状态。
如何评估受订单软件
供应商必须回答的四个问题。
“应用与库存系统如何同步：实时、准实时还是批量？” 这个答案决定了库存数据的可靠程度。
“应用是否支持带有效期机制的库存预留？” 没有这一点，就存在幽灵库存和超卖的风险。
“与哪些库存系统有原生集成？” 定制集成是可行的，但原生集成部署更快、更可靠。
“多仓库和复杂履约规则如何处理？” 对于中规模及更大规模的企业，这项能力是必备要求，而不是锦上添花。
关于为客户资料接收订单信息的客户数据管理基础，请参阅 Cekat 的客户数据管理。
Cekat 在受订单集成中的角色
Cekat 提供开放 API 和 webhook，用于与主流库存系统集成，支持实时库存查询、带有效期的库存预留以及双向订单状态同步。
对于采用多仓库布局的企业，Cekat 支持可按运营需求配置的复杂履约规则（最近仓库、优先分配、拆分发货）。
关于接收订单并将其关联到客户资料的 CRM 集成详情，请参阅 Cekat 的 CRM 应用。
停止超卖和令人失望的订单
未进行妥善的受订单-库存集成的每一个月，都是你的企业接下无法完全履行的订单的一个月。实时集成这些系统的企业，通常会发现部分履行下降 70-80%，客户满意度评分显著上升。
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